1 -Introdução
A presente Política de Privacidade descreve as orientações e princípios adoptados pelo Município de Figueira de Castelo Rodrigo, mais concretamente, pelo órgão executivo desse Município, a Câmara Municipal de Figueira de Castelo Rodrigo (a “CM Figueira de Castelo Rodrigo”) para assegurar a proteção dos titulares de dados pessoais, estabelecendo directrizes relativas aos direitos dos titulares e ao tratamento e livre circulação dos dados pessoais.
A CM Figueira de Castelo Rodrigo, enquanto órgão executivo máximo do Município de Figueira de Castelo Rodrigo tem as competências materiais e de funcionamento previstas na Lei n.º 75/2013 de 12 de Setembro1, atuando no âmbito das atribuições definidas, igualmente, nesse diploma, para os municípios e que consistem na promoção e salvaguarda dos interesses próprios das respetivas populações.
Compete, assim, à CM Figueira de Castelo Rodrigo, em termos genéricos, a prática de todos os atos tidos por necessários, convenientes ou relevantes, numa lógica executiva e sempre no âmbito da promoção e salvaguarda dos interesses próprios da população de Figueira de Castelo Rodrigo, com referência, entre outros, aos seguintes domínios de atuação: urbanismo e ordenamento do território, equipamento rural e urbano, energia, transportes e comunicações, património, cultura e ciência, educação, ambiente e saneamento básico, defesa do consumidor, promoção do desenvolvimento económico, proteção civil, turismo, habitação, ação social, polícia municipal, inovação, ordenamento do território, habitação, transportes, energia, saúde e apoio social (conjuntamente designados, para efeitos da presente política, por “serviços municipais”).
No âmbito da sua atuação, tal como acima genericamente definida, a CM Figueira de Castelo Rodrigo recolhe e processa dados pessoais de várias pessoas singulares, entre as quais, munícipes, visitantes, entre outros beneficiários dos serviços municipais (conjuntamente designados, para efeitos da presente política, por “beneficiários dos serviços municipais” ou “titulares dos dados”).
A presente Política descreve a forma como a CM Figueira de Castelo Rodrigo procede ao tratamento dos dados pessoais dos beneficiários dos serviços municipais.
2 - Identificação do Responsável pelo Tratamento
É considerado “Responsável pelo Tratamento”, ou seja, a pessoa que determina as finalidades e os meios de tratamento dos dados pessoais dos titulares dos dados, o Município de Figueira de Castelo Rodrigo, pessoa coletiva número ### ### ###, com sede na Rua ######## Figueira de Castelo Rodrigo.
3 -Identificação do Encarregado de Proteção de Dados
Em cumprimento da legislação relevante em matéria de dados pessoais, o Município de Figueira de Castelo Rodrigo nomeou um encarregado da protecção de dados (ou Data Protection Officer – DPO).
Cabe ao DPO informar e aconselhar a CM Figueira de Castelo Rodrigo em matérias regulatórias, controlar a conformidade dos procedimentos adoptados pela CM Figueira de Castelo Rodrigo no que diz respeito ao tratamento dos dados pessoais dos titulares dos dados, cooperar e comunicar com a autoridade de controlo (Comissão Nacional de Protecção de Dados), prestar aconselhamento no que respeita à realização e condução do procedimento de “avaliação de impacto sobre a protecção de dados” previsto no artigo 35.º do Regulamento (UE) n.º 2016/679, de 27 de abril de 2016.
O DPO está ao dispor dos titulares de dados, que a ele podem recorrer para colocar questões relacionadas com o tratamento dos seus dados pessoais ou matérias de privacidade na CM Figueira de Castelo Rodrigo, bem como pedir outras informações ou submeter reclamações.
O DPO da CM Figueira de Castelo Rodrigo poderá ser contactado durante o horário de funcionamento definido para a generalidade dos serviços municipais da CM Figueira de Castelo Rodrigo, através dos seguintes contactos:
DPO: #######
Morada: #######
Telefone: ########
Endereço de correio eletrónico: ########
4 -Categorias de Dados Pessoais
A CM Figueira de Castelo Rodrigo procede ao tratamento de dados pessoais integrados nas seguintes categorias:
Dados de Identificação, tais como, género, profissão, nome, idade ou data de nascimento, número de cartão de cidadão, número de contribuinte, número de identificação da segurança social, hobbies, atividades recreativas ou desportivas, dados sobre a formação académica, entre outros;
Serviços/divisões municipais da CM Figueira de Castelo Rodrigo que têm contacto com os dados pessoais integrados nesta categoria:
- Divisão Técnica Municipal de Planeamento, Obras e Urbanismo;
- Unidade Municipal de Administração e Finanças;
- Gabinete de Apoio Pessoal ao Presidente;
- Gabinete de Relações Públicas e Informação;
- Serviço Municipal de Proteção Municipal Civil;
- Ação Social, Cultura e Educação;
- Deporto e Juventude;
- Informática e Comunicação;
- Arquivo e Bibliotecas;
- Dinamização e Desenvolvimento Económico;
- Gabinete Florestal e de Apoio à Economia Rural;
- Mercados e Feiras;
- Dados de Contacto, tais como, morada, endereço de email, contactos de telefone e telemóvel, entre outros;
Serviços/divisões municipais da CM Figueira de Castelo Rodrigo que têm contacto com os dados pessoais integrados nesta categoria:
- Divisão Técnica Municipal de Planeamento, Obras e Urbanismo;
- Unidade Municipal de Administração e Finanças;
- Gabinete de Apoio Pessoal ao Presidente;
- Gabinete de Relações Públicas e Informação;
- Serviço Municipal de Proteção Municipal Civil;
- Ação Social, Cultura e Educação;
- Deporto e Juventude;
- Informática e Comunicação;
- Arquivo e Bibliotecas;
- Dinamização e Desenvolvimento Económico;
- Gabinete Florestal e de Apoio à Economia Rural;
- Mercados e Feiras;
- Informação financeira e dados bancários, tais como, dados de identificação conta bancária, declarações de rendimentos, entre outros;
Serviços/divisões municipais da CM Figueira de Castelo Rodrigo que têm contacto com os dados pessoais integrados nesta categoria:
- Unidade Municipal de Administração e Finanças;
- Gabinete de Apoio Pessoal ao Presidente;
- Ação Social e Educação;
- Dados do Agregado Familiar, tais como, nome, número de contribuinte, relação de parentesco, rendimentos;
Serviços/divisões municipais da CM Figueira de Castelo Rodrigo que têm contacto com os dados pessoais integrados nesta categoria:
- Unidade Municipal de Administração e Finanças;
- Gabinete de Apoio Pessoal ao Presidente;
- Ação Social e Educação;
- Dinamização e Desenvolvimento Económico;
- Dados de Saúde, tais como, doenças, deficiências, riscos de doenças, historial clínico, tratamento clínico, entre outros.
Serviços/divisões municipais da CM Figueira de Castelo Rodrigo que têm contacto com os dados pessoais integrados nesta categoria:
- Gabinete de Apoio Pessoal ao Presidente;
- Ação Social e Educação.
5 - Origem dos Dados Pessoais
Os dados pessoais que a CM Figueira de Castelo Rodrigo trata são dados maioritariamente fornecidos pelos titulares dos dados, ou pelas pessoas legalmente ou contratualmente responsáveis por estes, aquando do primeiro contacto e enquanto os titulares dos dados permanecem como beneficiários ou potenciais beneficiários dos serviços municipais da CM Figueira de Castelo Rodrigo.
A CM Figueira de Castelo Rodrigo recolhe dados pessoais em vários momentos e através de vários canais de comunicação, incluindo telefone, e-mail, correio tradicional e presencialmente. Na maioria das situações de recolha de dados, a CM Figueira de Castelo Rodrigo recorre a formulários próprios cujo preenchimento e posterior envio/entrega à/na CM Figueira de Castelo Rodrigo são da responsabilidade do titular dos dados.
6 - Finalidades do Tratamento dos Dados Pessoais, Fundamento Jurídico para o tratamento e Prazos de Conservação
Finalidades do Tratamento
Os dados pessoais solicitados aos titulares dos dados são fundamentais para a CM Figueira de Castelo Rodrigo cumprir cabalmente as competências que a lei lhe reserva e, enquanto órgão executivo do Município de Figueira de Castelo Rodrigo, assegurar que este tem a resposta necessária no âmbito das respetivas atribuições.
Em termos genéricos, a CM Figueira de Castelo Rodrigo procede ao tratamento dos dados pessoais dos titulares dos dados para efeitos de processamento dos pedidos e/ou requerimentos dirigidos à CM Figueira de Castelo Rodrigo com vista à satisfação de pretensões juridicamente relevantes no âmbito das competências da CM Figueira de Castelo Rodrigo e respetivos serviços municipais.
No particular, o tratamento dos dados pessoais é necessário para os seguintes efeitos, entre outros:
- identificação do requerente e validação da respectiva legitimidade;
- avaliação do mérito do pedido mediante verificação dos requisitos materiais e formais de que depende o deferimento;
- processamento da pretensão jurídica formulada pelo requerente, do ponto de vista formal e material;
- processamento de pagamentos e emissão de recibos de quitação;
- elaboração e emissão de alvarás e, no geral, de todo e qualquer tipo da autorização administrativa;
- elaboração de decisões administrativas.
Fundamento Jurídico
A CM Figueira de Castelo Rodrigo procede ao tratamento dos dados pessoais com fundamento no cumprimento de obrigações jurídicas a que está sujeita (por exemplo, as obrigações que para si decorrem da Lei n.º 75/2013 de 12 de Setembro2) e, ainda, com fundamento no exercício de funções de interesse público ou ao exercício da autoridade pública em que está investida.
No caso em que a CM Figueira de Castelo Rodrigo procede ao tratamento de dados de saúde dos titulares dos dados, o que sucede apenas e só no âmbito dos serviços municipais de “Acção Social e Educação”, esse tratamento encontra fundamento no (i) cumprimento de obrigações e exercício de direitos específicos da CM Figueira de Castelo Rodrigo ou dos titulares dos dados em matéria de proteção social e, ainda, (ii) no facto de esse tratamento ocorrer no âmbito das atividades legítimas prosseguidas pela CM Figueira de Castelo Rodrigo, mediante garantias adequadas.
Os dados pessoais dos titulares dos dados são conservados ao longo da relação administrativa estabelecida com a CM Figueira de Castelo Rodrigo e até 10 (dez) anos desde o fim dessa relação. Mantêm-se, contudo, conservados por tempo indefinido todos os dados constantes de suportes físicos e/ou digitais que não podem, por lei e/ou sob pena de violação do princípio da transparência e legalidade na administração pública, ser destacados de procedimentos administrativos conduzidos pela CM Figueira de Castelo Rodrigo no âmbito das suas competências.
Este prazo foi definido tendo em consideração as leis aplicáveis em matéria de dados pessoais, as leis e regulamentos aplicáveis às autarquias locais, incluindo o Regulamento Arquivístico para Autarquias Locais e, bem assim, o disposto no artigo 89.º do Regulamento (UE) n.º 2016/679, de 27 de abril de 2016.
7 - Decisões Automáticas ("Profiling")
A CM Figueira de Castelo Rodrigo não recorre a tecnologias para tomar decisões exclusivamente com base no tratamento automatizado dos dados dos titulares dos dados.
Sem prejuízo, a CM Figueira de Castelo Rodrigo poderá recorrer a tecnologias que permitam definir um perfil sobre o titular de dados, porém, nunca de forma total ou exclusivamente automatizada e sem que isso implique quaisquer consequências juridicamente relevantes (ainda que positivas) para o titular dos dados.
8 - Categorias de Destinatários dos Dados Pessoais
A CM Figueira de Castelo Rodrigo pode partilhar os dados pessoais dos titulares dos dados com entidades terceiras, nomeadamente instituições parceiras no âmbito das atividades promovidas pela CM Figueira de Castelo Rodrigo, empresas municipais e intermunicipais, outros Municípios, os quais, em todo o caso, se obrigam a respeitar a presente Política de Privacidade e, particularmente, as finalidades para as quais a CM Figueira de Castelo Rodrigo recolheu inicialmente os dados pessoais.
A CM Figueira de Castelo Rodrigo pode partilhar os dados pessoais dos titulares dos dados com entidades prestadoras de serviços à CM Figueira de Castelo Rodrigo e que no âmbito da prestação desses serviços possam proceder ao tratamento de dados pessoais por conta e mediante instruções da CM Figueira de Castelo Rodrigo, tais como:
- empresas prestadoras de serviços de digitalização e arquivo documental;
- advogados, auditores financeiros e outros consultores que prestem serviços de consultoria à CM Figueira de Castelo Rodrigo.
Nas transmissões de dados pessoais aos seus prestadores de serviços, a CM Figueira de Castelo Rodrigo garante que a entidade subcontratante está vinculada por um acordo de subcontratação que a obrigue ao tratamento dos dados pessoais em cumprimento da legislação em matéria de proteção de dados pessoais.
A CM Figueira de Castelo Rodrigo pode ainda partilhar os dados pessoais dos titulares dos dados com terceiras entidades (i) em virtude de exigência ou de notificação judicial para o efeito, desde que devidamente fundamentada e legalmente sustentada; (ii) no caso de solicitação por parte de uma autoridade pública, desde que devidamente fundamentada e legalmente sustentada; (iii) na sequência de pedido expresso por parte dos titulares dos dados relativamente aos dados de que sejam titulares, no exercício dos seus direitos, em particular, o direito de portabilidade; (iv) em cumprimento de obrigações legais e/ou regulamentares.
9 - Transferência de Dados Pessoais para Outros Países
A CM Figueira de Castelo Rodrigo pode transferir os dados pessoais dos titulares dos dados para outros países. Considera-se que os países membros da União Europeia oferecem o mesmo nível de proteção de dados pessoais que Portugal oferece. Actualmente, a CM Figueira de Castelo Rodrigo não recorre a subcontratantes nem transfere dados para terceiras entidades sediados fora da União Europeia.
No entanto, quando a CM Figueira de Castelo Rodrigo transferir, por algum motivo, dados pessoais a entidades fora da União Europeia, assegurará que essas pessoas ou empresas concordam em protegê-los contra utilizações ou divulgações indevidas, em conformidade com o regime legal de proteção de dados pessoais, através da assinatura de acordos de subcontratação integrados por cláusulas-modelo aprovadas pela Comissão Europeia ou outros meios legalmente adequados.
10 - Direitos dos Titulares dos Dados Pessoais
Como expressão do compromisso relativamente à garantia da privacidade dos titulares dos dados, a CM Figueira de Castelo Rodrigo garante, em conformidade com a legislação nacional e comunitária aplicável, um conjunto alargado de direitos que podem ser exercidos nos seguintes termos:
Direito de Acesso
Os titulares dos dados podem, a todo o tempo, contactar a CM Figueira de Castelo Rodrigo e requerer confirmação de que os seus dados pessoais são objecto de tratamento e, em caso afirmativo, de serem informados relativamente: (i) às categorias de dados pessoais em questão; (ii) às finalidades do tratamento dos seus dados; (iii) ao respectivo prazo de conservação ou critérios utilizados para o fixar; (iv) aos direitos que lhes assistem e à forma de os exercer; (v) à origem dos dados que lhe digam respeito; (vi) à existência de decisões automatizadas, incluindo a definição de perfis.
A CM Figueira de Castelo Rodrigo apenas poderá fornecer as informações dos titulares dos dados e não dados pessoais sobre outras pessoas. Além disso, caso o acesso possa afetar negativamente os direitos de outra pessoa, poderá não nos ser possível fornecê-los.
Se o titular dos dados o solicitar, a CM Figueira de Castelo Rodrigo enviará uma cópia dos seus dados pessoais em fase de tratamento, em formato eletrónico. Caso sejam solicitadas outras cópias, a CM Figueira de Castelo Rodrigo reserva o direito de poder exigir o pagamento de uma taxa equivalente aos custos administrativos incorridos para satisfazer o pedido.
Direito ao Apagamento
Também conhecido como “o direito ao esquecimento”, permite ao titular dos dados solicitar a eliminação ou remoção dos seus dados pessoais quando não exista nenhum motivo imperioso para a CM Figueira de Castelo Rodrigo continuar a utilizá-los. O direito ao apagamento não é absoluto pois a CM Figueira de Castelo Rodrigo poderá ter o direito ou a obrigação de reter as informações, como acontece, por exemplo, quando estiver sujeita a uma obrigação jurídica ou tiver outro motivo válido para as reter.
Direito de Retificação
Sempre que verifiquem que os dados pessoais objeto de tratamento estão desatualizados, incompletos ou incorretos, os titulares dos dados poderão solicitar à CM Figueira de Castelo Rodrigo a sua retificação no mais curto prazo de tempo possível.
Direito de Portabilidade
Os titulares dos dados têm ainda os direitos de: (i) receber da CM Figueira de Castelo Rodrigo os dados pessoais que lhe digam respeito, num formato de uso corrente e leitura automática; (ii) de transmitir esses dados a terceiros alheios à CM Figueira de Castelo Rodrigo, sob sua exclusiva responsabilidade; e/ou (iii) de solicitar à CM Figueira de Castelo Rodrigo que transmita aqueles dados a terceiros. O direito à portabilidade cobre apenas os dados para os quais o titular deu consentimento para serem tratados, dados referentes a um contrato no qual o titular é parte ou se o tratamento for realizado por meios automatizados.
A CM Figueira de Castelo Rodrigo reserva o direito de recusar pedidos de portabilidade sempre que estes prejudiquem os direitos e as liberdades de terceiros, ou entrem em conflito com algum requisito legal.
Direito à limitação do tratamento
Em determinadas situações, o titular dos dados tem o direito de “bloquear” ou de suprimir a utilização continuada das informações dos titulares dos dados. Quando o tratamento é limitado, a CM Figueira de Castelo Rodrigo continua a poder conservar as informações dos titulares dos dados, mas não pode continuar a utilizá-las.
O titular dos dados pode solicitar a limitação do tratamento dos seus dados por tempo indeterminado, quando pretender suspender o tratamento, mas conservar os seus dados. Esta situação pode verificar-se quando:
(i) o titular dos dados conteste a exatidão dos dados, sendo o tratamento limitado durante um período de tempo que permita à CM Figueira de Castelo Rodrigo verificar a exactidão dos mesmos, ou
(ii) o titular dos dados aguarda a resposta a um pedido de oposição ao tratamento.
Quando um tratamento é limitado, os dados pessoais só serão novamente tratados se o titular dos dados der o seu consentimento, salvo tratamentos específicos contemplados na lei. A CM Figueira de Castelo Rodrigo garante que o titular dos dados que solicitou a limitação dos seus dados é informado antes de ser anulada a limitação ao referido tratamento. A CM Figueira de Castelo Rodrigo reserva o direito de limitar o tratamento de dados dos titulares quando não necessite deste, comprometendo-se a conservar os dados pelo período de retenção pré-estabelecido. A CM Figueira de Castelo Rodrigo garante que o titular dos dados que solicitou a limitação dos seus dados é informado antes da respetiva anulação.
Direito à oposição
A CM Figueira de Castelo Rodrigo assegura os meios necessários para que o titular dos dados possa opor-se a determinados tratamentos de dados pessoais para determinadas finalidades, sem prejuízo de diretivas ou leis em vigor.
O titular dos dados pode opor-se ao tratamento nas seguintes circunstâncias:
(i) por motivos relacionados com a sua situação particular, a qualquer momento, opondo-se ao tratamento de quaisquer dados pessoais relativos a si baseados em interesses legítimos. Porém, CM Figueira de Castelo Rodrigo poderá continuar a tratar os dados do titular dos dados se conseguir demonstrar motivos legítimos imperiosos para o tratamento dos dados pessoais que se sobreponham aos interesses, direitos e liberdades do titular dos dados, ou se necessitar dos dados pessoais para estabelecer, exercer ou defender-se em processos judiciais;
(ii) Pode opor-se a qualquer momento à utilização dos seus dados pessoais para efeitos de marketing direto (incluindo criação de perfis relacionados com esse marketing direto).
Direito de Reclamação
Não obstante a CM Figueira de Castelo Rodrigo adotar as melhores práticas em matéria de proteção de dados pessoais, é conferido aos titulares dos dados o direito de apresentar reclamação à Comissão Nacional de Proteção de Dados (https://www.cnpd.pt) relativamente ao tratamento dos dados realizados pela CM Figueira de Castelo Rodrigo, por qualquer das vias permitidas pela referida Autoridade de Controlo.
Os direitos previstos e descritos nesta Política e, bem assim, outros direitos legalmente previstos na legislação relevante em vigor podem ser livremente exercidos contactando a CM Figueira de Castelo Rodrigo para os contactos abaixo indicados.
11 - Contacte-nos
Para quaisquer questões relativas ao tratamento dos seus dados, por favor contacte-nos para:
Morada: ########
Telefone: ########
Endereço de correio
Contacte-nos também, sem hesitação, se estiver insatisfeito com algum aspeto relativo à forma como recolhemos, partilhamos ou utilizamos os seus dados pessoais. electrónico: ########
12 - Alterações à Política de Privacidade
A CM Figueira de Castelo Rodrigo poderá alterar ou actualizar a presente Política de Privacidade em função de novas exigências legais ou regulamentares, bem como na sequência de melhorias da qualidade dos seus serviços e desenvolvimento do nosso compromisso em matéria de proteção de dados pessoais. Quaisquer alterações à presente Política de Privacidade serão devidamente publicitadas nos diversos canais de comunicação da CM Figueira de Castelo Rodrigo.